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材料采購及收發制度

[日期:2005/10/9 10:05:32] [字體: ]
  
    一、各部門所需采購貨物,必須“先申請后采購”,即先由各部門填寫采購申請單,報總經理審批后,交采購員統一采購。

二、采購員必須按照總經理審批的采購申請單進行采購,采購誤差一般不得超過規定的范圍,超過范圍的除特殊情況外,多采購的部分,倉庫及申購單位應予以拒收,少采購的部分應及時補足。

三、采購員采購材料后,應及時交材料倉管員驗收入庫,同時由倉管員填制“入庫單”(一式三聯:存根.會計.供應商),倉管員.采購員及其他相關人員應在“入庫單”上簽名,“入庫單”填制內容必須完整:   1. 原始發票上所記材料品名.數量.單價.金額等計算是否正確;  2.大寫金額前是否封頭,如未封頭應予以補正;3.發票數量與入庫數量是否一致;  4.驗收單.驗收人及對方單位印章是否齊全.真實;5. 請購數量與實際購貨量是否一致。

    四、建立材料成本預算制度,生產車間應會同材料倉管員正確計算各種產品所耗材料定額,由于各種產品所耗材料品種不一,規格復雜,收發頻繁,如果材料供應不足,生產就會受到影響,相反,材料儲備過多,又會造成材料積壓,影響資金周轉,因此,生產部門應嚴格組織材料明細核算,同時要會同銷售及開發部門加強市場調研,開發.推廣適銷對路的產品,保證資金的快速周轉。

五、實行“定貨單”訂購制度,在公司中,除小額零星物品的采購可隨時辦理外,大宗購買業務應采用簽訂“定貨單”方式,“定貨單”是業務部門進行采購活動的一種業務執行憑證,也是購銷雙方應該共同遵守的一種合約,它不僅使采購業務在開始時就置于控制的范圍之內,而且便于整個采購業務在任何時候和環節上都能查詢其執行情況。“定貨單”采用數聯套寫的方式,其中一聯交銷貨單位,請求發來商品,一聯在采購部門存檔備查,一聯在開出定單后, 轉交倉管員,等待收進材料,并作為接收貨物時作為與發票核對的依據。

六、倉管員必須憑有生產主管簽字的領料單發料,不得白條發料。

    七、倉管員必須嚴格執行材料質量控制制度,對有問題需退貨的材料,要填制退料單,退料單連同應退材料交給采購員退回供應商,退料單填制方式與入庫單相同,但入庫單是藍字,退料單是紅字。


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