一、各部門所需采購貨物，必須“先申請后采購”，即先由各部門填寫采購申請單，報總經理審批后，交采購員統一采購。

二、采購員必須按照總經理審批的采購申請單進行采購，采購誤差一般不得超過規定的范圍，超過范圍的除特殊情況外，多采購的部分，倉庫及申購單位應予以拒收，少采購的部分應及時補足。

三、采購員采購材料后，應及時交材料倉管員驗收入庫，同時由倉管員填制“入庫單”（一式三聯：存根．會計．供應商），倉管員．采購員及其他相關人員應在“入庫單”上簽名，“入庫單”填制內容必須完整:   1． 原始發票上所記材料品名．數量．單價．金額等計算是否正確；  2．大寫金額前是否封頭，如未封頭應予以補正；3．發票數量與入庫數量是否一致;  4．驗收單．驗收人及對方單位印章是否齊全．真實；5． 請購數量與實際購貨量是否一致。

    四、建立材料成本預算制度，生產車間應會同材料倉管員正確計算各種產品所耗材料定額，由于各種產品所耗材料品種不一，規格復雜，收發頻繁，如果材料供應不足，生產就會受到影響，相反，材料儲備過多，又會造成材料積壓，影響資金周轉，因此，生產部門應嚴格組織材料明細核算，同時要會同銷售及開發部門加強市場調研，開發．推廣適銷對路的產品，保證資金的快速周轉。

五、實行“定貨單”訂購制度，在公司中，除小額零星物品的采購可隨時辦理外，大宗購買業務應采用簽訂“定貨單”方式，“定貨單”是業務部門進行采購活動的一種業務執行憑證，也是購銷雙方應該共同遵守的一種合約，它不僅使采購業務在開始時就置于控制的范圍之內，而且便于整個采購業務在任何時候和環節上都能查詢其執行情況。“定貨單”采用數聯套寫的方式，其中一聯交銷貨單位，請求發來商品，一聯在采購部門存檔備查，一聯在開出定單后, 轉交倉管員，等待收進材料，并作為接收貨物時作為與發票核對的依據。

六、倉管員必須憑有生產主管簽字的領料單發料，不得白條發料。

    七、倉管員必須嚴格執行材料質量控制制度，對有問題需退貨的材料，要填制退料單，退料單連同應退材料交給采購員退回供應商，退料單填制方式與入庫單相同，但入庫單是藍字，退料單是紅字。


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